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リモートワークを円滑にするために必要なポイント・考え方とは?

Asane By Asane
リモートワークを円滑にするために必要なポイント・考え方とは?

新型コロナウイルスが流行し初めてから約1年半が経ちましたが、あなたの会社の働き方はどのように変化しましたか?

緊急事態宣言が出された場合のみリモートワークにしたり、出勤する人・リモートワークする人を曜日ごとに分けたり、出勤時間をずらしたりなどの方法で、人同士の接触機会を減らす対応をしていた企業がほとんどだと思います。

弊社、BrandBuddyzは、スタッフ全員がフルリモートで働いていて、出勤時間は朝6時から22時までの間で自由に決めることができます。決まった時間帯に出勤するというコアタイムの制度もありません。

 

私自身、アメリカのサウスカロライナに住んでおり、日本と13時間の時差がある中で働いています。

ちなみに、この前おじいちゃんの家に遊びに行くと、馬がいたので、日本では馬を食料なんだと教えました!他にも狼を5匹も飼っていて、狼を一般家庭で飼っていいことに驚きました!さすがアメリカ!!👏



あ、あとは普通サイズの1.5倍はあるだろうアボカドを見つけたりしました!

話を戻して、、、

しかし、一人で働くことの孤独感、情報共有の難しさ、スタッフ同士のコミュニケーションの取りにくさなどの問題があるもの事実です。

ここでは、リモートワークをする上でコミュニケーションを円滑にするためのポイントや方法などを紹介していきたいと思います。

 

ポイント1:とにかく大切な雑談

オフィスに出社して働いていた頃を思い出してみてください。

隣の席の人との何気ない話から、いいアイディアが生まれ、それが問題解決の糸口になったり、事業の元になったりした経験はありませんか?

一見、業務に関係のない話でも、それが何かの「クリエイティビティ」につながることがあります。

さらに、雑談をすることでスタッフ同士仲良くなることができ、仕事に関するお願いがしやすくなったり、仕事を休む時の罪悪感が減ったりした経験があるかと思います。

リモートで働くようになり、同僚とのコミュニケーションが取りにくくなった今こそ意識して、雑談をする機会を増やしていく必要があります。

 

ポイント2:存在感と疎外感

オンラインの会議中は、画面越しに存在を確認することがきます。しかし、会議が終わって画面を閉じると、その人の存在を感じることが難しくなります。

例えば、オフィス出勤の場合、話をしていなくても、視界に入ればその人の存在を確認することがきていました。

リモートワークでは、一緒に働いている人の存在感を感じにくくなります。

人は存在を認識してもらわないと、疎外感を感じてしまいます。

例えば、今までは会議の内容を今までは掲示板で共有し、キャッチアップ出来ていたものが、オンラインになるとそうはいかなくなります。

一度会議を欠席してしまうと、何について話し合われ、どのような結論になったのかわからなくなってしまい、疎外感を感じてしまいます。

リモートにおいても、「存在を認識し」、「疎外感を感じさせない」ような環境づくりが大切になってきます。

 

●リモート会議の場合

リモートワークをする人を含めて行こなう会議において、大事なことは、「リモートワーカーが多数派」であることです。

リモートである、ということに引け目を感じるとリモートチームはうまく機能しなくなってしまいます。

例えば、8人で行う会議で6人がオフラインで参加した場合、リモートで参加している少数派は、意見を述べることのハードルが少し上がってしまいまし、話の中心はオフラインで集まっている6人に集中してしまいます。

 

ここで大切なのは、「全員リモート」で会議を行うことです。

オフィスにいる6人もそれぞれのパソコンで、別々に会議に参加しましょう。

その上で、リモートならでは、マイクのみの参加も許可しましょう。参加のしやすさ、参加方法の多様性を上げることで、リモートにおける会議の生産性を上げることができます。

今は対話でのコメントはできないけど、耳だけは参加できます。という人がいてもOKな雰囲気にします。

それがオンラインの強さ、つながる強さのカギになっていきます。

●チャット方法

皆さんは、社内のコミュニケーションをとる時にはどのようなツールを使っていますか?

多くの企業では、SlackやChat Workをチャットツール用いているかと思います。

これらのチャットツールを使うことでリアルタイムでコミュニケーションの取りやすさは改善されたかもしれません。

しかし、業務報告だけを行うチャットになっていませんか?

ここでもチャットで「雑談」を行える環境を作りましょう。

上記でも述べた通り、雑談は「クリエイティビティ」を育み、スタッフ同士の「コミュニケーション」を円滑にしてくれます。

チャットツール内で、雑談をできるチャンネル・ルームを作り、そこでどんな些細なことでもいいので、あなたの気持ちや発見・驚きを共有していきましょう。

しかし、チャットツールを使う上で、1点注意することがあります!

それは、チャットだと会話のように「トーン」を判断できないことです。

同じ、「わからないです」という返事でも、会話している場合は、申し訳なさそうに「わからない」と言っているのが伝わります。しかし、文章だけでのやりとりの「わからない」の返事は、人によっては怒っているように捉えられてしまう場合があります。

そこで、積極的に絵文字を活用しましょう。

「わからないです🙇‍♂️」「わからないです😂」

同じ、「わからない」の返事でもどのような気持ちで言っているのか伝わりやすくなったような気がしませんか?

年齢や性別など気にせず、できるだけ絵文字を使っていきましょう。

 

●社内独自のコミュニケーション方法

会社のビジョンを共有していくことは、仕事をしていく上で大切なことです。

どのような会社の思いがあり、何を達成するために、どのようなことをしようとしているのか。会社内での目標・ビジョンを共有していくことで、スタッフの仕事に対するモチベーション、どの方向に向かうべきなのかが明確になります。

しかし、リモートワークでスタッフ同士、会う機会が減った今、スタッフと社長間、もしくはスタッフ間の目標のすり合わせを行うのは難しくなってしまったのではないかと思います。

そこで、社長や社員自らが、ブログなどを書いたり、ラジオやYouTubeでお話をしたりして、今のビジョン・目標を共有していきましょう。

あまり長すぎない程度で、出勤の準備をしながら、休憩の合間に聞けるような話をしてもらうことで、スタッフの目標も明確化し、会社一丸となって仕事を進めていけるようになるかと思います。

 

まとめ

このブログでは、リモートワークにおいてのキーワードは「雑談」と「存在感・疎外感」であると説明しました。

「クリエイティビティ」を高めるために、雑談をしやすくする。そして、「その人の存在感を認識し、疎外感を排除していくこと」でリモートワークでの仕事効率を上がることができます。

私は、出勤時間には出勤している他のスタッフはほぼ居ないので、一人で作業することがほとんどです。

しかし、物理的距離があるからこそ、雑談会などを設けることで他のスタッフの状況を確認でき、親交を深めることが出来ています。

弊社では、みんなの出勤時間が違うことや時差の面から実際の全体ミーティングは月に1、2度行っています。

会社の改善策を話し合ったり、学んだことの共有会を開催したり、自由に雑談したりしています。リモートワークにおいて、特に私のように働く国が違ってコミュニュケーションが取りにくい人にとっては、このミーティングが楽しみであり、「離れて作業しているけど、私たちはチームであること」を実感できる場となっています。

また、社長から考え方の共有として、YouTube動画が送られてくることもあります。出勤したタイミングで確認し、ヒントをもらい、それを仕事に取り入れながら、作業をすることができます。

まだ実践していない、雑談チャットの作成は、今度のミーティング時に提案してみようと思います!

 

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