タスク分解の重要性と7つのステップ｜DX成功の鍵

今日はDXを成功させるための秘訣について話したいと思います。デジタルトランスフォーメーション、略してDXってよく耳にする言葉ですよね。でも、実際どうやって進めていいのか悩んでる方も多いんじゃないでしょうか。

私が思うに、DXを成功させるための一番のカギは「タスク分解」なんです。なぜタスク分解が大切なのか？それは、複雑な業務プロセスを細かく分解することで、どの部分をデジタル化できるのか、どこに無駄があるのかが見えてくるからなんです。

例えば、うちの会社ではウェブサイト制作の業務をしています。一見、クリエイティブで属人的な仕事に見えると思うんですけど、実はこれもタスク分解できるんですよ。じゃあ、具体的にどうやるのか？僕たちがやってる方法を7つのステップでご紹介します。

でも、やってますができているか？と言われるとまだまだできていないです・・・笑

この記事は2024年8月29日にPodcast に耐震した音声を記事化したものになります。 Podcast も合わせてお聞きください。

タスク分解７つのステップ

1. 業務のプロセスを可視化する 

   まずは、業務の全体像を把握するためにフローチャートを作ることをおすすめします。これで、どんな流れで仕事が進んでいくのかが一目瞭然になりますよ。
   
   

2. プロセスを細かいタスクに分解する

   次に、そのプロセスをもっと細かいタスクに分けていきます。例えば、デザイン、コーディング、SEO対策とか、そういった機能別に分類するんです。こうすると、どの部分に時間がかかってるのか、誰が得意なのかとかが見えてきます。
   
   

3. タスクの実行手順を詳細に文書化する

   これ、めちゃくちゃ大事なんですよ。引き継ぎやトレーニングの基礎になるんです。実は、うちの会社ではここで結構つまずいてます。誰かがやったタスクを引き継ぐ時に、ドキュメント化されてないがためにうまく引き継がれなかったという課題があるんです。だから今、手順書をしっかりとドキュメント化していくのが私の課題なんです。
   
   

4. 関連するタスクをグループ化する

   似たようなタスクはまとめちゃいましょう。そうすると、タスクの独立性が高まって、違う人でも作業しやすくなるんです。
   
   

5. タスクの品質基準を決める

   チェックリストとかを作って、誰が作業しても一定の品質を保てるようにします。これ、めっちゃ大事です！
   
   

6. 情報を誰でもアクセスできるようにする

   手順書とか品質基準とか、そういった情報はチーム全員が簡単に見られるようにしておきます。情報共有って、思った以上に大切なんですよ。
   
   

7. 管理システムを導入する

   最後に、これらのタスクを管理するシステムを使います。うちの会社ではjootoを使ってます。こういうツールを使うと、誰が何をやってるのか、どこまで進んでるのかがすぐわかるんです。
   
   

タスク分解をするメリット

こうやってタスク分解をしていくと、どんないいことがあるのか？

まず、業務の流れが見えやすくなります。それから、どこを効率化できるのかもわかりやすくなりますよ。あと、特定の人にしかできない仕事がなくなるので、休みが取りやすくなったりします。

品質も安定しますし、チーム内のコミュニケーションも良くなります。新人教育もしやすくなるし、業務を拡大するときもスムーズです。そして何より、どの部分をデジタル化すべきかがはっきりしてくるんです。

結局のところ、DXって最新のテクノロジーを入れれば成功！ってもんじゃないんです。自分たちの業務をしっかり理解して、適切にデジタル化を進めることが大切なんです。そのためには、このタスク分解がめちゃくちゃ効果的なんですよ。

みなさんも、自分の会社の業務を細かく分解してみてください。きっと、デジタル化できそうな部分や、もっと効率化できそうな部分が見つかるはずです。DXの道のりは簡単じゃないかもしれません。でも、このタスク分解っていう方法を使えば、もっと戦略的に、そして効果的にDXを進められると思うんです。

自分たちの業務を丁寧に分解して、一つ一つのタスクを最適化していく。そうやって進めていけば、本当の意味でのデジタルトランスフォーメーションができるはずです。みなさんも、ぜひチャレンジしてみてくださいね！