「中小企業の皆さん、日々の会議でこんな『事件』に遭遇していませんか？」
- 「結局、何が決まったのか分からないまま会議が終わってしまった…」
- 「会議の後、どっと疲れて『今日の会議、なんだったんだろう…』と空を仰ぐ…」
- 「一部の人だけが熱心に話し、他のメンバーはただ聞いているだけ…」
何を隠そう、この記事を書いている私、ブランドバディーズ社員の比嘉も、先日、社長からの突然の指名で人生初のファシリテーターという大役を仰せつかりました。しかし、十分な準備もできず、いざ会議が始まると頭は真っ白…。参加者の貴重な時間をいただきながらも、議論は迷走し、結局何も決まらないという、まさに「事件は会議室で起きているんだ！」と心の中で叫びたくなるような、苦い経験をしてしまいました（涙）。
会議が終わった後の、あの何とも言えない徒労感と自己嫌悪…。「もうあんな思いは二度としたくない！ どうすれば、建設的で、きちんと物事が決まる『質の高い会議』ができるんだろう…？」と本気で悩みました。
そんな私が、弊社代表であり、数々のプロジェクトを成功に導いてきたファシリテーションのプロフェッショナルでもある照屋社長から直接伝授された「会議が変わる極意」と、それをさらにAI（人工知能）でブーストする具体的な方法を、今回は皆さんと共有したいと思います！
この記事を読めば、きっとあなたの会社の会議も、「ただ集まるだけ」から「未来を創る」時間へと変わるはずです。
そもそもファシリテーターって何する人？ なぜ会議に「準備」が命なのか？
まず、会議を成功に導くキーパーソン、「ファシリテーター」とはどんな役割なのでしょうか？ 照屋社長は、「ファシリテーターとは、会議の目的達成のために、参加者全員の力を最大限に引き出し、議論をスムーズかつ建設的に進めるための案内人であり、調整役だ」と教えてくれました。
具体的には、
- 議論が本筋から逸れないように舵を取り、中立な立場で進行する
- 参加者一人ひとりが意見を出しやすい雰囲気を作り、多様な視点を引き出す
- 出てきた意見を整理し、論点を明確にする
- 時間を意識し、効率的に会議を進める
- 参加者間の合意形成をサポートし、具体的な結論へと導く
といった、会議の質を大きく左右する重要な役割を担います。
そして、そんなファシリテーターにとって、照屋社長が「何よりも重要だ」強調するのが、「会議前の徹底した準備」です。
「会議の成果の大部分は、実は会議が始まる前の準備段階で決まっているんだ。目的が明確でない会議は、羅針盤のない船のようなもの。どこに向かうべきか分からず、ただ漂流するだけになってしまう。ファシリテーターは、その会議という航海の目的を明確に定め、安全かつ最短ルートで目的地に到達するための海図を、事前にしっかりと描いておく必要があるんだよ」と照屋社長。
具体的に準備すべきこととして、
- 会議の目的とゴールを明確にする: 「この会議は何のために開くのか？」「会議終了時に、何が決まっていれば成功と言えるのか？」を具体的に言語化します。
- アジェンダ（議題と時間配分）を作成する: 話し合うべき項目、それぞれの議論にかける時間、担当者などを明確にし、参加者に事前に共有します。
- 参加者を適切に選定する: 会議の目的に照らし合わせ、本当に必要なメンバーだけを招集します。
- 必要な資料は事前に配布し、目を通してもらう: 会議時間を有効に使うため、事前に情報をインプットしてもらうことが重要です。
この「準備」を怠ることが、多くの「決まらない会議事件」の根本原因になっているのかもしれません。
【AI活用ポイント：会議準備をAIで効率化！】 この重要な準備段階から、AIは頼れるアシスタントになります。例えば、ChatGPTなどのAIに「〇〇を決定するための会議のアジェンダ案を3つ、時間配分も含めて作成して」と依頼すれば、質の高いアジェンダのたたき台を短時間で作ってくれます。また、長文の事前資料があれば、AIに要約させて参加者に共有しやすくすることも可能です。
極意その１：照屋社長直伝！「オープンクエスチョン」で眠れるアイデアを掘り起こせ！
さて、いよいよ会議本番。照屋社長がファシリテーションで特に重要視するのが、参加者から多様な意見や本音を引き出すための「問いかけ」の技術です。その基本となるのが「オープンクエスチョン」。
オープンクエスチョンとは、「はい／いいえ」では答えられない、自由な発想や具体的な意見を引き出すための質問です。「なぜ？」「どうすれば？」「もし～だとしたら？」「具体的にはどういうことですか？」といった言葉で始まることが多いですね。
- 照屋社長の教え: 「会議の序盤や新しいアイデアを求める場面では、まず参加者の思考の枠を広げ、たくさんの意見を『発散』させることが肝心。そのためには、答えやすいオープンクエスチョンで、誰もが安心して何でも話せる『心理的安全性』の高い雰囲気を作ることが、ファシリテーターの腕の見せ所だね。」
- 比嘉も使ってみたい！具体的な質問例:
- 「この新しいプロジェクトについて、皆さんが一番ワクワクする点は何ですか？」
- 「現状の進め方で、もっと良くできると感じる部分はありますか？ どんな風にすれば改善できるでしょう？」
- 「もし予算や時間に制約がなかったとしたら、この企画でどんな大胆なことに挑戦してみたいですか？」
【AI活用ポイント：AIもアイデア発想の壁打ち相手に！】 オープンクエスチョンで意見を募る際、AIも素晴らしい「壁打ち相手」になります。
- 多様な視点の提示: ファシリテーターが投げかけたオープンクエスチョンに対し、AIに様々な立場（例えば、顧客ペルソナ、競合他社の担当者、全く異なる業界の専門家など）になりきって回答させることで、人間だけでは思いつかないような多様な意見やアイデアの「ヒント」を得ることができます。
- 深掘りのきっかけ: 出てきた意見をAIに入力し、「この意見について、さらに深掘りするためのオープンクエスチョンを3つ考えて」と依頼すれば、議論をさらに活性化させるための問いかけのヒントを得られます。
極意その２：照屋社長直伝！「クローズドクエスチョン」で議論をまとめ、結論へ導け！
オープンクエスチョンでたくさんの意見が出たら、次はその意見を整理し、具体的な結論へと導いていく必要があります。ここで活躍するのが「クローズドクエスチョン」です。
クローズドクエスチョンとは、「はい／いいえ」で答えられる質問や、いくつかの明確な選択肢の中から一つを選ばせる質問のこと。「～ということでよろしいですか？」「A案とB案、どちらを優先しますか？」「〇〇を期限までに実行するということで確定しますか？」といった形ですね。
- 照屋社長の教え: 「意見が出尽くし、議論がある程度深まったら、次はそれを『収束』させていくフェーズだ。クローズドクエスチョンを使って、論点を明確にし、参加者の意思を確認しながら、具体的な決定事項へと導いていく。オープンクエスチョンで広げた風呂敷を、ここで畳んでいくイメージだね。この切り替えのタイミングが重要だよ。」
- 比嘉も使ってみたい！具体的な質問例:
- 「ここまで様々なアイデアが出ましたが、今回の目的を考えると、最も効果的なのはA案という認識で皆さんよろしいでしょうか？」
- 「B案を実行する上で、懸念点はクリアになりましたか？ はい／いいえでお答えください。」
- 「では、このタスクの担当は〇〇さん、期限は来週の金曜日ということで、決定としますか？」
【AI活用ポイント：AIも意思決定と記録のサポーターに！】 クローズドクエスチョンで議論をまとめる際も、AIは頼れる存在です。
- 意見の整理・分類: 発散した多くの意見をAIに入力し、「これらの意見をテーマごとに分類してください」「賛成意見と反対意見に分けてください」などと指示すれば、議論の構造化を助けてくれます。
- メリット・デメリット比較: 複数の選択肢について、それぞれの利点と欠点をAIに整理・比較させることで、より客観的な判断材料を得られます。
- 議事録作成の自動化: 会議中の発言をAIで文字起こしし、さらに「今日の会議の決定事項、担当者、期限をリストアップして、簡潔な議事録の骨子を作成して」と指示すれば、会議後の作業を大幅に効率化できます。これは本当に時間削減に繋がります！
実践！AIと照屋社長流質問術で「決まる会議」をシミュレーション（比嘉の心の声、再び）
もし、あのグダグダ会議の前に、照屋社長の教えとAI活用術を知っていたら…。私、比嘉はきっとこんな風に会議を進められたはずです。
- 【準備は完璧！】 まず会議の目的とゴールを明確にし、AIにアジェンダ案と論点整理をサポートしてもらう。参加者には事前にアジェンダと関連資料（AIが要約したものも！）を共有済み。
- 【開始はスムーズに】 会議冒頭で目的とゴールを全員で再確認。「今日の会議で、私たちは何を持ち帰るべきか、明確にしましょう！」
- 【アイデア発散タイム！】 オープンクエスチョンでどんどん意見を引き出す。「今日のテーマについて、皆さんが感じている課題や、どんな可能性があると思いますか？自由な発想でお願いします！」行き詰まったら、AIに「ペルソナBの視点なら、どんな意見が出そう？」と壁打ち。
- 【整理と深掘り】 出てきた意見をホワイトボードに書き出し、AIも活用してグルーピング。「皆さんの意見をまとめると、主にA、B、Cの3つの方向性が見えてきましたね。まずAについて、メリットとデメリットをもう少し具体的に話し合いましょうか？」
- 【いざ、結論へ！】 各選択肢の検討後、クローズドクエスチョンで意思確認。「では、様々な角度から検討した結果、今回のプロジェクトはB案の方向性で進めるということで、皆さんよろしいでしょうか？ご異論のある方はいらっしゃいますか？」
- 【ネクストアクション明確化！】 決定事項、担当者、期限を明確にし、AIが作成した議事録の骨子をその場で確認・修正し、会議終了とほぼ同時に共有！
…きっと、あの時とは比べ物にならないくらい、達成感と納得感のある、そして何より「決まる」会議になったはずです！
ファシリテーション（とAI活用）を成功させるための照屋社長の「心構え」
最後に、照屋社長が教えてくれた、ファシリテーターとして、そしてAIを賢く活用する上での大切な心構えを3つ、ご紹介します。
- 「主役は参加者である」と心得るべし: ファシリテーターは、あくまで議論を円滑に進めるための「黒子」。自分が目立つのではなく、参加者全員からいかに多様な意見を引き出し、活発な議論を生み出すかに集中する。AIも、そのための便利な「道具」の一つと捉えること。
- 「準備」こそファシリテーターの最大の仕事と知るべし: 行き当たりばったりの会議は「事件」の温床。目的設定、アジェンダ設計、情報共有といった事前準備を徹底することが、会議の質を決定づける。照屋社長は「準備が9割」とまで言います。
- 「変化」を恐れず、プロセスを楽しむべし: AIのような新しい技術も積極的に試し、うまくいかなければやり方を変えればいい。会議も生き物であり、予定通りに進まないことこそ常。そんな変化にも柔軟に対応し、参加者と共に結論を創り上げていくプロセスそのものを楽しむくらいの余裕が大切。
まとめ：「グダグダ会議」から卒業し、AIとファシリテーションで未来を創る！
会議は、やり方次第で「退屈で無駄な時間」にも、「エキサイティングで未来を創る時間」にもなり得ます。 照屋社長から学んだ「準備の徹底」「オープンとクローズドの質問術」というファシリテーションの極意、そしてそれを力強くサポートする「AIの活用」。これらを意識することで、あなたの会社の会議は、きっと「決まる」だけでなく、参加者全員の創造性や主体性を最大限に引き出す、価値ある場へと進化するはずです。
私、比嘉も、次のファシリテーションの機会には、この学びを活かし、自信を持って臨みたいと思います！ 皆さんも、まずは小さな会議から、AIアシスタントと一緒に「決まる会議」を体験してみませんか？ その一歩が、会社の未来を大きく変えるかもしれません。
会議で生まれたアイデア、Webサイトで形にしませんか？ブランドバディーズがお手伝いします！
素晴らしい会議で革新的なアイデアが生まれ、具体的なアクションプランが決まったとしても、それを顧客に魅力的に伝え、ビジネスの成果へと繋げる「形」にしなければ、せっかくの熱意もアイデアも、社内だけで終わってしまいます。
私たちブランドバディーズは、お客様との『決まる会議』を通じて本質的な課題や可能性を共有し、それをWebサイトという具体的な形に落とし込み、ビジネスの成長へと繋げるお手伝いをしています。
- AIを活用した業務効率化のご相談
- 会議で生まれたアイデアを活かす、戦略的なWebサイト制作・リニューアル
- 顧客に響くコンテンツ企画・作成支援
- Webマーケティング全体の戦略立案と実行サポート
など、貴社の状況に合わせて、最適なソリューションをご提案いたします。社員の比嘉も、日々お客様とのより良いコミュニケーションを目指し、ファシリテーションスキルを磨いています！
「会議の進め方について、もっと具体的に相談したい」 「うちの会社の素晴らしいアイデアを、もっと魅力的なWebサイトで表現したい」 「AIを活用して、業務効率もマーケティング効果もアップさせたい」
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